Не раз приходилось слышать утверждение, что хороший секретарь – это второй человек в организации. Подтвердить и опровергнуть это и многие суждения о профессии секретаря нам помогает Алла Александровна ДАНИЛОВА, секретарь приемной руководителя ОАО «Мозырьсоль».
– В этой должности я работаю уже 10-й год. Пришла на завод архивариусом в январе 1998 года. С 2004 года заменяла секретаря во время отпусков, а когда прежний секретарь ушла сначала в один декретный отпуск, а затем и во второй, секретарем приемной стала работать я. Также в ОАО «Мозырьсоль» работала моя мама Мария Васильевна Коваленко – начальник конструкторского отдела. Она проработала на предприятии 15 лет.
Насчет второго человека в организации, пожалуй, можно согласиться на 90%. Но не с точки зрения, что он вершит судьбы сотрудников, влияя на их назначения и продвижения, а потому что помогает организовать работу руководства, скоординировать ее. Звонки, встречи, приемы, почта – все идет через секретаря, и надо все своевременно довести до генерального директора и главного инженера. Внутренний документооборот – также только через приемную, т.е. это и есть основной функционал секретаря. А еще командировки, приказы, телефонограммы…
Если представить себе некую реформу, согласно которой должность секретаря ликвидируется, то заменять одного опытного работника придется, создавая специальный отдел. А еще есть такой закон известного Мэрфи: «Если вы поможете другу в беде, он непременно вспомнит о вас, когда опять попадет в беду». Поэтому в делопроизводстве многие предпочитают идти ко мне с просьбой помочь составить тот или иной документ, потому что когда-то оказала действенную помощь, хотя для этого есть соответствующие специалисты.
– Расхожее представление о работе секретаря: готовит чай-кофе, красит ногти, раскладывает пасьянс «Косынка», без конца разговаривает с подругами по телефону…
– На мой взгляд, такое возможно только в безнадежно тонущей организации: нет интереса ни к предприятию, ни к его продукции, поэтому у всех, руководства и секретарей, появляется масса свободного времени на чаепития, маникюр, компьютерные игры… Приготовить гостям чай – это, вообще-то, элементарное проявление вежливости, но, опять же, это происходит не так часто, во всяком случае, я не «отбираю хлеб» у работников нашей столовой. Работа секретаря – это еще и ненормированный рабочий день, потому что практически невозможно уйти, пока руководитель не закончил свою работу, будь то совещание или прием делегации, и обязательно выглядеть прекрасно и соответствовать деловому этикету при любых обстоятельствах. Все-таки принцип «секретарь – лицо организации» никто не отменял: это, скажем, та одежка, по которой встречают и составляют представление о предприятии.
Надо отметить, что времена, когда секретарь должна была иметь модельную внешность, а профессиональные умения имели второстепенное значение, давно канули в Лету… Сегодня уже никого не удивляют мужчины-секретари, потому что ценятся, в первую очередь, профессионалы.
– За какие качества, по-вашему, вас ценят в коллективе?
– Может, наоборот, не любят? Генеральный директор Геннадий Андреевич Богдан требовательно относится к подготовке и оформлению документов. Приходится проводить работу с нашими службами, возвращая документы для их переподготовки. Но знание документооборота, принципиальность и требовательность в работе секретаря – очень важные качества для правильной и стабильной организации работы. Поэтому я очень требовательна и по отношению к себе, и по отношению к своим коллегам.
– Вам приходится повышать голос на посетителей?
– Может, и хорошо бы иногда это сделать, но нельзя. Люди становятся сложнее: всем все надо здесь и сейчас, срочно, некоторые вообще считают, что именно его проблема самая первоочередная и неотложная, поэтому надо все бросить и заняться ей. Видимо, думают, что я не всегда вхожу в их положение или ничего не понимаю в жизни, поэтому можно выплеснуть на меня все свои негативные эмоции, преподать, так сказать, жизненный урок. Бывает, конечно, хватает негативных эмоций и при телефонном общении, но стараюсь держать себя в руках, быть приветливой и хорошо выполнять свою работу. Когда-то заместитель генерального директора Анжела Анатольевна Кристя дала такой жизненный совет: «Нет сил терпеть: открой шкаф, прокричи туда все, что хочешь, и с улыбкой и хорошим настроением работай дальше». Если честно, то лелеять обиды и жалеть себя просто некогда: сегодня я могу одновременно делать несколько дел, кручусь, как белка в колесе, поэтому распалять себя и обдумывать планы мести просто нет времени. Да и характер у меня не такой…
– Какие качества нужно иметь, чтобы работать секретарем?
– В первую очередь, компетентность во многих вопросах. Знать коллектив, что называется, изнутри, иметь понятие о производстве, знать структуру предприятия, делопроизводство как «Отче наш». Обязательными качествами, которыми должен обладать секретарь, должны быть вежливость и воспитанность, эрудированность. Умение улыбаться так же важно, как и профессиональное умение обращаться с офисной техникой. Также секретарь должен запоминать большое количество информации и уметь правильно расставлять приоритеты при планировании своего рабочего дня, следить за своей внешностью и модой.
Конечно же, не забывать про принцип «Не болтай!».
Так что всем, кто желает стать секретарем в солидной организации, надо настроиться на то, что это в первую очередь напряженная ежеминутная работа, далекая от красивой жизни из романов и кинофильмов…
От себя добавим, что секретарь – это первый друг журналиста, который помогает решить любые, даже самые сложные, вопросы. Поэтому желаем очаровательной Алле Александровне и всем ее коллегам по профессии добра!
Дмитрий КУЛИК
Фото Анжелы КРИСТИ
